Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

ApexSite (toiminimi)
Y-tunnus: 3657019-5
Kotipaikka: Oulu, Suomi
Sähköposti: info@apexsite.fi
Puhelin: +358 44 2455490

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Yhteydenotto- ja tarjouspyyntöihin vastaaminen
Asiakastilin ja asiakasportaalin tarjoaminen (projektit, tarjoukset, laskut, tiedostot)
Sopimusten tekeminen ja täyttäminen sekä laskutus ja maksut
Verkkosivuston AI-chatbotin ja live-tuen tarjoaminen
Palvelun ja tilien tietoturva (kirjautumisen vahvistus, väärinkäytösten estäminen)
Lakisääteisten velvollisuuksien, kuten kirjanpidon, täyttäminen

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme vain tietoja, jotka annat meille tai jotka syntyvät palvelun käytössä:

Yhteydenottolomake: nimi, sähköposti, puhelin (vapaaehtoinen), yritys (vapaaehtoinen), viesti ja valitsemasi palvelu
Asiakastili: nimi, sähköposti, puhelin, osoite, salasanan tiiviste, Google-kirjautumisessa Googlen antamat nimi ja sähköposti
Kirjautumis- ja tietoturvatiedot: IP-osoite, selain ja laite, kirjautumishistoria sekä kertakäyttöiset vahvistuskoodit
AI-chatbot: chattiin kirjoittamasi viestit (emme tallenna niitä omiin järjestelmiimme)
Live-tuki (vain suostumuksella): Crisp-keskustelut ja Crispin evästetunniste
Asiakkuus: projekti-, tarjous-, lasku- ja maksutiedot sekä viestintä kanssamme
Sivuston suorituskykymittaus: anonyymit latausaikatiedot ilman evästeitä

4. Oikeusperuste

Sopimus tai sopimusta edeltävät toimet (tarjouspyynnöt, asiakastili, projektit, laskutus); oikeutettu etu (yhteydenottoihin vastaaminen, asiakassuhteen hoito, tietoturva ja väärinkäytösten estäminen, chatbot-palvelu); suostumus (live-tuen Crisp-evästeet — voit perua suostumuksen milloin tahansa sivun alareunan Evästeasetuksista); lakisääteinen velvollisuus (kirjanpito).

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan. Kertakäyttöiset vahvistuskoodit vanhenevat 10 minuutissa ja väärinkäytösten estoon liittyvät pyyntömerkinnät poistetaan rajoitusikkunan päätyttyä. Yhteydenotto- ja asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten vaatimusten hoitamiseksi. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti (tositteet 6 vuotta, tilinpäätös 10 vuotta). Voit pyytää tilisi ja tietojesi poistamista milloin tahansa.

6. Tietojen käsittelijät

Emme myy henkilötietoja. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme:

Vercel Inc. (USA) — sivuston palvelimet ja sisällönjakelu: IP-osoite ja tekniset lokitiedot; Speed Insights -suorituskykymittaus ilman evästeitä
Supabase Inc. (USA) — tietokanta ja kirjautuminen: asiakastili-, yhteydenotto- ja asiakkuustiedot sekä kirjautumistiedot
Resend (Plus Five Five, Inc., USA) — sähköpostien lähetys: nimi, sähköpostiosoite ja viestin sisältö (vahvistuskoodit, yhteydenottojen kuittaukset)
OpenAI, L.L.C. (USA) — AI-chatbot: chattiin kirjoittamasi viestit; OpenAI ei käytä rajapinnan kautta tulevia tietoja mallien koulutukseen ja säilyttää ne enintään 30 päivää väärinkäytösten valvontaa varten
Crisp IM SAS (Ranska, EU) — live-tuki, vain suostumuksellasi: keskustelut, mahdollisesti antamasi nimi ja sähköposti sekä evästetunniste
Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanti) — korttimaksut asiakasportaalissa: maksutiedot (emme näe tai tallenna korttinumeroita)
Twilio Inc. (USA) — tekstiviestit (vahvistuskoodit ja tilin tietoturvailmoitukset): puhelinnumero
Google Ireland Ltd. — vain jos kirjaudut Google-tunnuksella: Google välittää meille nimesi ja sähköpostisi
Sanity AS (Norja, ETA) — blogin ja sisältöjen hallinta: vain ylläpitäjien kirjautumistiedot (kävijöiden tietoja ei välitetä)

Käsittelijät käsittelevät tietoja vain meidän lukuumme ja niiden tietojenkäsittelyehtojen (DPA) mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille vain lain niin vaatiessa.

7. Tietojen siirrot EU:n ulkopuolelle

Osa käsittelijöistä (Vercel, Supabase, Resend, OpenAI, Twilio) on yhdysvaltalaisia, joten tietoja voidaan käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Siirrot perustuvat EU–USA-tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) niiden palveluntarjoajien osalta, jotka ovat siihen sitoutuneet, sekä Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

Saada tieto henkilötietojesi käsittelystä ja pääsy tietoihisi (tarkastusoikeus)
Vaatia virheellisten tietojen oikaisua
Pyytää tietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi")
Rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittelyä
Siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (Evästeasetukset sivun alareunassa)

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä: info@apexsite.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa.

9. Evästeet

Käytämme vain välttämättömiä evästeitä (kirjautuminen, kirjautumisen vahvistus ja evästevalintasi). Emme käytä analytiikka- tai mainosevästeitä. Live-tuen Crisp-evästeet otetaan käyttöön vain suostumuksellasi. Tarkemmat tiedot löydät evästekäytännöstä.

10. Tietoturva

Kaikki tiedonsiirto tapahtuu salatulla HTTPS-yhteydellä. Salasanoja ei tallenneta selväkielisinä, kirjautuminen vahvistetaan sähköpostiin lähetettävällä koodilla, ja tietokannan käyttöoikeudet on rajattu rivitasolla niin, että jokainen asiakas näkee vain omat tietonsa.

11. Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi), jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä.

12. Selosteen muuttaminen

Päivitämme tätä selostetta, kun käytäntömme tai käyttämämme palvelut muuttuvat. Ylhäällä oleva päivämäärä kertoo viimeisimmän päivityksen.